Regolamento d'uso per le Sale Pubbliche

PROVINCIA DI CREMONA
REGOLAMENTO PER LA CONCESSIONE IN USO DELLA SALA c/o S. VITALE IN CREMONA E DELLA SALA POSTA AL PRIMO PIANO DEL PALAZZO PROVINCIALE IN CREMA

Approvato con Delibera del Consiglio Provinciale n. 132 nella seduta del 23/11/2010
In vigore dal 1° gennaio 2011

ART. 1 – Concessione in uso delle sale

Il presente regolamento disciplina l’utilizzo:

  • della sala pubblica, con annesso cortile e porticato, presso la ex Chiesa di San Vitale, ubicata in Cremona, piazza Sant’Angelo n.1. La sala ha una capienza massima di 170 posti (157 per il pubblico, 11 per i relatori e 2 per i disabili). La concessione è limitata all’utilizzo della sala con annessi cortile, porticato e servizi igienici al piano terra;
  • della sala, con annessa galleria di ingresso, posta al primo piano del Palazzo Provinciale di Crema, via Matteotti n. 39. La sala ha una capienza massima di n. 55 persone presenti contemporaneamente.

L’utilizzo delle sale è prioritariamente riservato alle attività istituzionali della Provincia; detti locali possono essere concessi a enti, associazioni, partiti politici, istituzioni scolastiche, altri organismi che promuovono iniziative coincidenti con gli interessi generali o diffusi della comunità provinciale e rilevanti in relazione alla loro utilità, nonché all’ampiezza e qualità degli interessi coinvolti.

Sono escluse manifestazioni che, ad insindacabile giudizio della Provincia, possano recare danno alle sale ed a quanto in essa contenuto. La Provincia, comunque, si riserva di concedere o meno l’uso delle sale a proprio discrezionale e insindacabile giudizio. L’utilizzo delle sale potrà essere interdetto per motivi di ordine pubblico o di pubblica incolumità ovvero per necessità sopravvenute dell’Ente.


ART. 2 – Procedure di richiesta e concessione per l’utilizzo delle sale

La richiesta di utilizzo della sala prescelta, predisposta su apposito modulo disponibile anche sul sito internet della Provincia, deve essere inoltrata almeno 10 (dieci) giorni lavorativi prima della data dell’iniziativa indicando:

  • a) denominazione, sede, recapiti telefonici, telefax e indirizzo di posta elettronica, natura giuridica, codice fiscale e partita IVA del soggetto richiedente, nonché il nominativo del referente;
  • b) natura, scopo e tempi (orario e periodo esatto) dell’iniziativa;
  • c) programma;
  • d )numero dei partecipanti;
  • e) assunzione di responsabilità per eventuali danni;
  • f) assolvimento degli adempimenti previsti dal combinato disposto dell’art. 18 del R.D. n. 773/1931 e dell’art. 19 del R.D. n. 635/1940.

Nella domanda il richiedente (legale rappresentante) è tenuto a dichiarare e sottoscrivere di essere a conoscenza e di accettare integralmente in generale e nel dettaglio dei singoli articoli, la presente regolamentazione e di sollevare la Provincia da ogni responsabilità sia civile sia penale per danni arrecati a persone o cose conseguenti all’uso della sala. In caso di esposizione di opere artistiche dovrà essere allegata copia della polizza assicurativa.

È facoltà della Provincia richiedere copia dell’atto costitutivo ed ulteriori documentazioni/informazioni in fase d’istruttoria.
La Provincia è sollevata da ogni responsabilità, inclusa l’eventuale richiesta di risarcimento, per eventi di forza maggiore che possono impedire la realizzazione dell’iniziativa.
La concessione o l’eventuale diniego della stessa sono comunicati al richiedente entro 30 (trenta) giorni dalla ricezione dell’istanza ovvero non oltre 2 (due) giorni lavorativi prima della data dell’evento qualora l’istanza pervenga almeno 10 (dieci) giorni lavorativi prima della data dell’iniziativa.
Le istanze sono esaminate in ordine strettamente cronologico in base alla data di ricezione fatta salva la priorità per esigenze interne e degli amministratori della Provincia che si potrebbero verificare anche nel corso di iniziative in essere.
La concessione è formalizzata con una lettera-contratto in cui sono previste le condizioni per l’assegnazione contemplate nella presente regolamentazione.
L’uso dei locali può essere concesso per iniziative che comportino una presenza di persone il cui numero non superi i limiti sopraindicati, nonché per i soli fini previsti; eventuali responsabilità per il mancato rispetto di tali prescrizioni sono a carico del promotore dell’evento.
Il richiedente può rinunciare all’utilizzo dei locali concessi ed, in tal caso, ha diritto al 50% rimborso della tariffa corrisposta per l’utilizzo della sala, purché la rinuncia sia presentata almeno 2 (due) giorni lavorativi prima della data fissata per l’utilizzo della sala stessa.
Per usi interni e degli amministratori della Provincia è sufficiente inoltrare richiesta tramite posta elettronica entro 3 (tre) giorni lavorativi dall’iniziativa.


ART. 3 – Modalità di utilizzo delle sale, obblighi e divieti

L’occupazione delle sale è indicativamente concessa (sia a giornata intera sia a mezza giornata, intendendo per mezza giornata un periodo non superiore a 5 ore consecutive) dalle ore 09.00- alle ore 22.30 nei giorni feriali o prefestivi e dalle ore 09.00 alle ore 14.00 nei giorni festivi.
Per quanto riguarda la sala di San Vitale, le mostre od attività espositive non potranno avere durata superiore ai 15 giorni consecutivi e naturali e dovranno comunque permettere all’Ente, all’interno di tale periodo, la possibilità, a suo insindacabile giudizio, di poter svolgere incontri, seminari, attività dei propri Uffici.
E’ vietato piantare chiodi o staffe nei muri, nonché affiggere manifesti, cartelloni o altro materiale informativo (sia all’interno che all’esterno) al di fuori degli spazi a ciò destinati.
Devono essere rispettati e seguiti i percorsi e le vie d’esodo già segnalati da apposita cartellonistica e le procedure di evacuazione. Le vie d’esodo devono essere sgombre da ostacoli e facilmente raggiungibili con percorsi privi di restringimenti.
Non devono essere spostati né manomessi i presidi antincendio mobili presenti nei locali (estintori) e gli stessi devono essere facilmente raggiungibili per un eventuale utilizzo.
E’ fatto divieto assoluto di manomettere o disattivare, anche momentaneamente, gli impianti delle luci di emergenza e di rilevazione incendi.
Le attrezzature e l’arredo dei locali si intendono dati nello stato d’uso in cui si trovano.
E’ fatto divieto di modificare la sistemazione delle poltroncine e di qualsiasi altra attrezzatura in dotazione alle sale senza la preventiva autorizzazione.
E’ fatto divieto di somministrare bevande e/o pasti in sala. Eventuali specifiche necessità saranno valutate di volta in volta dalla Provincia.
E’ vietato introdurre animali.
Il concessionario deve garantire di:

  • lasciare i locali, gli ambienti e le attrezzature, terminato ciascun periodo di utilizzo, in buono stato di manutenzione, conservazione e pulizia, in modo che dette strutture siano immediatamente fruibili;
  • rispettare il divieto di fumo all’interno delle strutture chiuse;
  • contenere musiche e suoni in modo da non recare molestie all’esterno delle strutture, previe autorizzazioni, ivi compresa quella della Provincia, a carico ed onere dell’espositore.

Il concessionario deve provvedere al servizio di sorveglianza, conseguente all'uso del locale, durante tutto il periodo di utilizzo e durante gli orari di apertura al pubblico, compreso l’accoglimento dei disabili dall’accesso propriamente adibito, con la presenza di una propria persona.
Il concessionario deve provvedere direttamente alla richiesta delle eventuali autorizzazioni previste dalle vigenti norme (S.I.A.E., pubblico spettacolo, pubblica sicurezza, etc.) esonerando il concedente da ogni responsabilità civile, penale o amministrativa derivante dalla mancanza delle suddette autorizzazioni.
Nel caso di utilizzo del locale per attività espositive, il concessionario è tenuto a stipulare e consegnare al concedente, quindici giorni prima dell’evento, apposita polizza di assicurazione delle opere o beni in genere per tutto il periodo dell’iniziativa, salvo espressa dichiarazione del concessionario che tali beni o opere siano privi di significativo valore economico, fermo restando che il concedente è in ogni caso esonerato da ogni responsabilità.
L’eventuale materiale depositato deve essere ritirato il giorno stesso della chiusura dell’iniziativa o, comunque, entro le 12 ore successive qualora la sala non sia già stata prenotata.
In quest’ultimo caso deve essere versata alla Provincia la quota corrispondente ad un’intera giornata di utilizzo della sala.
Il ritiro entro le 24 ore successive alla data della chiusura dell’iniziativa è tuttavia consentito solo ed esclusivamente qualora nel giorno del deposito non siano previsti eventi.
In caso contrario la Provincia si ritiene autorizzata allo sgombro del materiale depositato addebitando al concessionario le spese conseguenti.
Un incaricato della Provincia, unitamente ad un incaricato o rappresentante del richiedente, visiteranno la sala concessa prima dell’iniziativa, onde accertare la perfetta funzionalità e la inesistenza di danni.
A riunione ultimata, essi dovranno controllare che la sala venga restituita nelle stesse condizioni in cui fu consegnata, redigendo, in caso di danni, apposito verbale sul quale sarà dato atto della contestazione degli stessi.
La Provincia non risponde di eventuali furti o danni che dovessero verificarsi alle strutture o alle attrezzature di proprietà del concessionario della sala e di eventuali incidenti che dovessero occorrere alle persone per fatti conseguenti alla realizzazione delle riunioni.
Sono a carico del promotore dell’iniziativa gli adempimenti previsti dal combinato disposto dell’art. 18 del R.D. n. 773/1931 e dell’art. 19 del R.D. n. 635/1940 (almeno 10 lavorativi giorni prima della data fissata per la manifestazione il promotore dell’iniziativa deve darne notizia al questore, il quale, nel caso di omesso avviso, ovvero per ragioni di ordine pubblico, di moralità o di sanità pubblica può impedire che la riunione abbia luogo e può, per le stesse ragioni, prescrivere modalità di tempo e di luogo della riunione; detta denuncia al questore deve contenere l’indicazione del giorno, dell’ora, del luogo e dell’oggetto della riunione stessa, le generalità di coloro che sono designati a prendere la parola, nonché le generalità e la firma dei promotori) di cui dovrà essere preventivamente dichiarato alla Provincia il relativo assolvimento.
La Provincia garantisce per tutte le iniziative (a pagamento e non), la predisposizione base delle sale (apertura/chiusura, accensione/spegnimento impianto audio/video, allarmi, tavolo relatori, sedie in sala, segnaposto, bottigliette d’acqua, bicchieri).

ART. 4 – Onerosità dell’utilizzo delle sale


E’ prevista l’onerosità dell’utilizzo delle sale. Il costo comprende l’utilizzo delle attrezzature e dell’arredo, le spese di gestione quali predisposizione delle sale, vigilanza, pulizia, energia elettrica, riscaldamento, acqua potabile, manutenzione, tassa rifiuti, assicurazione, ecc., nei limiti del presente regolamento.
I costi per allestimento, promozione ed organizzazione degli eventi sono a totale carico dei richiedenti. Sono inoltre a carico dei richiedenti le attività di segreteria/reception, assistenza e sorveglianza. Per eventi che richiedono impianti audio e video differenti da quelli in dotazione, o presenza di personale per assistenza alle esposizioni ed alle attività, saranno esposti i relativi costi oltre alle tariffe sotto indicate per l’utilizzo della sala.
Si prevede l’utilizzo delle sale a differenti tipologie di soggetti che vengono meglio identificati in differenti categorie di appartenenza, sotto riportate, al fine dell’applicazione della tariffa più congrua .

  • A) Organismi economici sia pubblici sia privati quali: Imprese e Società commerciali, Consorzi per la produzione, il commercio e l'erogazione di beni e servizi, Aziende Municipalizzate, Istituti di Credito, Istituti e Società di Assicurazione, ecc.. Soggetti di cui alla lettera B che abbiano scopo di lucro.
  • B) Organizzazioni sindacali, Associazioni di categoria (Industriali, Commerciali, Artigianali, Agricole, Professionali, ecc.), Consorzi ed Organismi la cui attività sia rivolta alla promozione, valorizzazione o tutela di prodotti e marchi. Soggetti di cui alla lett. C) rimasti esclusi per aver svolto attività commerciale occasionale. I citati soggetti non devono avere fini di lucro, diversamente rientrano nella lettera A).
  • C) Associazioni di volontariato, Enti morali ed Organismi costituiti prevalentemente da persone fisiche e/o enti pubblici non economici, Partiti e movimenti politici, Enti Pubblici non economici, II.PP.A.B., Camere di Commercio, Comuni, Province, Organismi di cui fa parte la Provincia, ecc...

I soggetti di cui alla lettera C) devono avere scopi culturali, sociali, ricreativi, sportivi, scientifici, di studio e di ricerca, ecc. con esclusione di qualunque attività rivolta alla promozione, valorizzazione o tutela di prodotti o servizi commerciali e di marchi agli stessi riferiti. Inoltre non devono avere fini di lucro, non svolgere e non aver svolto nell'ultimo biennio attività commerciale anche occasionale che comporti o abbia comportato l'obbligo di presentazione della dichiarazione dei redditi; diversamente rientrano nella lettera B).
La Giunta è autorizzata a stabilire le tariffe per la concessione in uso delle sale, con possibilità di applicare, ai costi medesimi, un aumento del 50% per gli Organismi di cui alla lettera A), una riduzione del 25% per gli Organismi di cui alla lettera B), ed una riduzione del 65% per gli Organismi di cui alla lettera C), elevata all’80% per i Settori della Provincia (anche per quelle manifestazioni alla cui organizzazione compartecipano altri Organismi, purché l’istanza sia presentata direttamente dai Settori), gli Organismi di cui fa parte la Provincia, sempre nel rispetto delle vigenti disposizioni di legge in materia di servizi pubblici a domanda individuale.
Oltre a quanto previsto al precedente art. 2, la concessione all’utilizzo della sala è subordinata, da parte del soggetto richiedente, al versamento dell’importo della tariffa (IVA compresa), la cui ricevuta, attestante il pagamento effettuato, dovrà essere esibita anche a mezzo telefax.

L’uso è gratuito per:

  • i gruppi consiliari della Provincia per un massimo (complessivo) di tre volte all’anno, per ciascuna sala; nel caso di ulteriori utilizzi dovranno essere impegnati i fondi a loro disposizione;
  • i Settori della Provincia per attività istituzionali, esclusi eventi collegati ad iniziative finanziate dal bilancio e/o da privati, nel quale caso viene applicata la tariffa C);
  • le assemblee del personale della Provincia.
Pagina aggiornata al 15-11-2011