| Obiettivo: 2016_5002 |
Centro di Responsabilità: COMUNICAZIONE, SISTEMA INFORMATIVI E POLITICHE EUROPEE |
Responsabile: BONVINI ANTONELLO |
Il sistema di conservazione deve assicurare la validità nel tempo dei documenti informatici tramite l'adozione di regole, procedure e tecnologie che ne garantiscano l'autenticità, l'integrità, la leggibilità e la reperibilità.
Descrizione:
Completare l'evoluzione dell'attuale modello organizzativo di gestione dei documenti per adeguare la conservazione dei documenti informatici alle prescrizioni indicate nel dpcm del 3 dicembre 2013 pubblicato sulla GU del 13-3-2014 nel rispetto dei termini (36 mesi dal 3/12/13).
Il Manuale di Gestione Documentale descrive il sistema di produzione e di gestione documenti (tradizionali e digitali), come previsto dall'art. 3 e dall'art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013.
Serve a indicare le procedure e a fornire le istruzioni per la corretta formazione e gestione della documentazione analogica e digitale. Esso descrive, altresì, le modalità di gestione dei flussi documentali e degli archivi, in modo tale da organizzare e governare la documentazione ricevuta, inviata o comunque prodotta dall'amministrazione secondo parametri di corretta registrazione di protocollo, smistamento, assegnazione, classificazione, fascicolatura, reperimento e conservazione dei documenti.
Per la sua natura quindi sarà soggetto a una continua revisione per seguire l'evoluzione dell'attività amministrativa dell'Ente.
| Descrizione | % avanzamento | Inizio prev. Inizio eff. |
Fine prev.. Fine eff. |
Rispetto dei tempi | Responsabile | Centro di responsabilità |
| Avvio della convenzione con il conservatore certificato già individuato in precedenza | 100 | 15/02/2016 15/02/2016 |
29/02/2016 24/02/2016 |
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| Attività sviluppo software-anche con sviluppatori esterni-per consentire il travaso di documenti informatici prodotti nell'Ente in sistema di gestione documentale | 100 | 01/01/2016 01/01/2016 |
31/05/2016 01/04/2016 |
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| Organizzazione di incontri preparatori per evidenziare le attuali modalità operative dei vari uffici e definire criteri uniformi di classificazione, archiviazione e trattamento dei documenti. | 100 | 20/02/2016 19/02/2016 |
30/09/2016 30/09/2016 |
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| Redazione della prima versione del Manuale di Gestione documentale in collaborazione con il servizio archivistico | 100 | 01/06/2016 30/05/2016 |
31/12/2016 22/12/2016 |
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| Organizzazione incontri di approfondimento sulle procedure di trattamento adottate e sviluppo di correzioni e implementazioni relative all'archiviazione e trattamento dei documenti. | 100 | 01/10/2016 28/09/2016 |
31/12/2016 25/11/2016 |
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| Completamento del manuale di conservazione con recepimento delle indicazioni del manuale di gestione documentale | 100 | 01/03/2016 01/03/2016 |
31/12/2016 28/12/2016 |
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| Prove e passaggio in esercizio con il nuovo sistema | 100 | 01/08/2016 01/08/2016 |
31/12/2016 30/12/2016 |
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| descrizione | tipo | valore previsto | valore raggiunto | |
| Avvio del sistema di conservazione | RISULTATO | SI | si | |