Invio modulistica per posta elettronica

Ultimo aggiornamento 08-04-2014

Nell'ambito delle applicazioni telematiche del sistema SINTESI, la trasmissione della modulistica necessaria alla registrazione/disattivazione utenti e della modulistica per l'attivazione/disattivazione dei servizi telematici delegati per l'invio delle comunicazioni obbligatorie, deve essere effettuata tramite email da casella di PEC all'indirizzo di PEC della Provincia di Cremona protocollo@provincia.cr.it ed in copia per conoscenza (CC) all'indirizzo sintesi@provincia.cremona.it.

Dal 14 aprile 2014 tale casella di posta elettronica certificata sarà configurata per ricevere soltanto email da caselle PEC.  Per tale motivo, qualsiasi email inviata da caselle non PEC sarà automaticamente respinta e non acquisita dall'ente.

Indicazioni e raccomandazioni

Per coloro che utilizzeranno la posta elettronica, di seguito si forniscono alcune preziose indicazioni da rispettare affinché l’utilizzo della casella di PEC della Provincia sia utile a migliorare la qualità e la tempestività del servizio:

1. si raccomanda vivamente di compilare la modulistica a video per facilitarne la comprensione del contenuto al fine di limitare i possibili errori nel caricamento dati;
2. i vari moduli sono da trasmettersi in allegato alla email. Il corpo del messaggio email può essere utile per note o precisazioni relative alla modulistica;
3. ad ogni email sarà assegnato un unico numero di protocollo escludendo quindi la possibilità che siano ricevute istanze diverse con un'unica PEC;
4. dal 14 aprile 2014 non saranno più accettati moduli trasmessi da email non certificate. L'uso di una casella PEC anche da parte del mittente gli garantisce sia maggiore sicurezza e sia il valore legale della comunicazione. Infatti tutte le comunicazioni tra due caselle PEC garantiscono l'integrità dei messaggi (sia quelli inviati e sia quelli ricevuti) e a differenza della posta elettronica classica, le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato;
5. il formato di trasmissione ideale è il PDF. Se la modulistica predisposta dalla Provincia non fosse già nel formato PDF, per cambiarla in tale formato è possibile procedere tramite digitalizzazione con scanner dei moduli stampati oppure tramite l'utilizzo di appositi programmi (ve ne sono di gratuiti facilmente recuperabili da Internet), che permettono di convertire in PDF qualsiasi documento stampabile dalla relativa applicazione;
6. si consiglia ai soggetti firmatari della modulistica di adottare la smartcard per la firma digitale o per la firma elettronica con CRS (carta regionale dei servizi) per firmare i file da allegare (dopo la firma elettronica i file sono del tipo .p7m, ad esempio Delega_Ditta_ABC.pdf.p7m);
7. è solo il caso di precisare che il soggetto indicato nei campi "Il sottoscritto" è anche colui che appone la firma in calce al modulo;
8. se il soggetto firmatario non utilizza ne una firma digitale e ne la firma elettronica CRS, i moduli compilati da allegare alla email devono essere nel solo formato PDF prodotto dalla digitalizzazione con scanner dei moduli stampati e completi di firma autografa. In questo caso è indispensabile includere sempre nella digitalizzazione con scanner la pagina aggiuntiva con la copia della carta d'identità del soggetto firmatario;
9. non è obbligatorio che la email del mittente sia di proprietà del soggetto che invia la modulistica (esempio: il consulente invia tramite la propria PEC la modulistica firmata del proprio cliente);
10. per evitare di superare il limite massimo di capienza delle caselle di posta e/o del singolo messaggio, si consiglia di contenere le dimensioni dei file scansionati non andando oltre la risoluzione di 150 dpi e di limitare i colori al tipo a "scala di grigi".